Manejo de Prioridades… en la Práctica.

Hace varios meses me tocó participar de una reunión de planificación bastante compleja, la cantidad de tareas que se habían identificado era muy alta y los tiempos definidos muy cortos, pero eso era usual en este equipo así que no me sorprendió, pero lo que si me hizo levantar las cejas fue la actitud del líder de «todo es prioritario», pues en la práctica esa filosofia no funciona.

John C. Maxwell propone que organicemos o agonicemos pues no todo se requiere hacer el mismo tiempo y plantea diferentes estrategias que consideran la evaluación y la reflexión sobre lo importante y/o urgente que puede ser una tarea, pero ¿cómo se prioriza en la práctica?

Maria Emiko Macuaga y el manejo de prioridades.

A finales de año tuve la oportunidad de pasar tiempo con Maria Emiko Macuaga (Emi), ella es productora televisiva en los Estados Unidos y es japonesa-boliviana con cerca de 17 años de experiencia, en el ámbito profesional ha pasado por las áreas de desarrollo, edición y últimamente producción; en mi curiosidad le pregunté exactamente qué hacia una productora general y me explicó que en su ámbito implica asegurarse que el proyecto sea creado conforme lo planeado integrando el trabajo de los diferentes equipos y coordinando tanto como con la empresa que la contrató como con la cadena televisiva que pidió el proyecto, implica coordinar con los líderes de diferentes áreas y prestarle apropiadas atención a las personas que estarán frente a las cámaras.

Cuando escuché acerca de su trabajo y lo variado que era, me intrigó saber cómo manejaba las prioridades así que por algo más de una hora conversando al respecto y principalmente sobre el tema de definición de prioridades, que es una habilidad clave que ella ha desarrollado.

En los siguientes párrafos he acomodado la información que ella me dio de manera que podamos sacarle el mayor provecho posible.

¿Cómo lograr que todas las cosas funcionen?

En un ámbito tan complejo, Emi me comentó que uno de los aspectos más importantes para su trabajo es tener un buen equipo, algo que a veces le hace sentir «que ella no hace nada», aunque no sea cierto pues diariamente dedica más de una hora a la planificación del día siguiente, arrasa con casi 100 correos electrónicos y soluciona diversos problemas de una manera tal que le ha generado la admiración de las personas con que ella trabaja.

Su filosofia de trabajo pareciera resumirse en la frase que ella recuerda cuando le pregunto su frase favorita: «Esto es nada», y es que recuerda que cada vez que afronta un problema grande con seguridad afrontó uno mayor anteriormente.

¿Qué implica un buen equipo de trabajo?

¿Qué elementos se deben considerar para definir prioridades?

Aunque depende de cada proyecto, ella considera que las prioridades podrían asignarse en función de la importancia y la urgencia. La importancia – o los aspectos que son importantes – están definidos por el tipo de proyecto que está llevando adelante, que el el caso de los proyectos que ha llevado adelante recientemente, incluirían a:

1. El «talento», que esté representado por las personas que estarán frente a las cámaras y – como el programa tiene el perfil de un reality show – es muy importante que ellos se sientan cómodos y atendidos y aunque a veces no se puedan atender sus necesidades inmediatamente, es clave que ellos sientan que sus necesidades serán atendidas.
2. La cadena que está financiando el programa, pues sus requerimientos pueden afectar lo que sucede con el show.

Pero el segundo criterio sería la urgencia, que estaría definida por las tareas críticas del programa, es decir, una tarea que requiere un tiempo determinado no puede ser iniciada fuera de tiempo pues puede afectar a la producción en su conjunto, por esta razón se debe haber identificado las tareas críticas y las fechas límite de inicio.

¿Alguna práctica que ayuda a definir prioridades?

Definitivamente el momento que le ayuda a prepararse para el día siguiente es la última hora del día, que ella aprovecha para revisar los avance y las cosas que serán necesarias el día de mañana. Esta última hora sucede luego de que el resto del equipo de trabajo ha dejado la oficina y ella tiene el tiempo para meditar en lo que está sucediendo en el proyecto, utiliza una pizarra blanca y allí escribe las cosas que habrá que atender desde primera hora. Escribirlas en la pizarra le ayuda a que apenas llegue el resto del equipo, ella las pueda discutir con ellos. Esta es una excelente práctica para remedar.

¿Una frase que te anime?

En el proyecto actual en que Emi se encuentra utiliza la frase «It´s gonna be great (¡Va a ser grandioso!) y la explica como mantener un enfoque positivo, pero confiando en que juntos – todo el equipo – y sin importar cuan compleja, difícil o estresante sea una situación, encontrarán la manera de hacerla funcionar y de una manera fantástica.

It’s about being positive, but also about trusting together that no matter how crazy, or busy, or stressful, we’re going to figure it out together, and get it done, and make a fantastic show.. everything will turn out great. – Emi Macuaga, Tv Series Executive Producer

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¿Cómo te defines como líder?

Al terminar la entrevista le pregunté a Emi como se definía cómo líder y ella cree que lo principal es ser agradecida con el equipo y ser esforzada en el trabajo, eso definitivamente alienta a sus personas y les da un ejemplo a seguir.

A manera de cierre

Al cerrar esta entrada del blog, me quedo con varios puntos específicos:

• Para definir tus prioridades debes tener claro qué es importante y qué es urgente, y ello depende del tipo de proyecto que estás llevando adelante.
• Las personas con las que trabajas necesitan sentirse seguros contigo para dar lo mejor de sí, si sienten que pueden dar lo mejor entonces tendrás un gran equipo.
• Al conformar un equipo – un buen equipo – debes asegurarte que cada uno conozca lo qué le toca hacer y cuál es el alcance de su trabajo, ello les ahorrará frustración futura y aumentará la efectividad de tu trabajo.
• Destina tiempo diario para revisar tus actividades e identificar tus prioridades, eso te permitirá anticipar los eventos.
• Asume los desafíos con perspectiva… «esto es nada» con los desafíos que has asumido antes.
• Sé agradecido, la gente necesita saber que los valores.
• Sé un ejemplo de esfuerzo, eso animará a tu equipo a dar lo mejor de sí.

Ten una excelente jornada, hasta la próxima.